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Eine Machbarkeitsstudie ist ein Prozess der Sammlung und Analyse von Informationen über den Bedarf und die Funktionalität eines geplanten Projekts. Auf der Grundlage der gesammelten Informationen ermittelt die Machbarkeitsstudie die durchzuführenden Arbeiten und schätzt den dafür erforderlichen Zeitaufwand.

Es werden Details und scheinbar offensichtliche Dinge besprochen, denn die Erfahrung zeigt, dass es sich schwierig vorzustellen ist, was beim Aufbau einer IT-Lösung offensichtlich ist und was nicht. Machbarkeitsstudien werden in der Regel durchgeführt, wenn ziemlich genau bekannt ist, was gelöst und getan werden muss, oder wenn es ähnliche bestehende Lösungen gibt, auf denen man basieren kann. In solchen Fällen kann die Machbarkeitsstudie den Umfang der durchzuführenden Arbeiten recht genau beschreiben und abschätzen. Wenn hingegen eine Idee für ein potenzielles Projekt vorhanden ist, aber viele Dinge noch nicht klar sind oder erst bei der Entwicklung der Lösung entschieden werden, wird möglicherweise keine Machbarkeitsstudie benötigt, weil es nichts wirklich zu untersuchen gibt.

Ziel

Das Ziel der Machbarkeitsstudie ist es, das Projekt im Detail zu verstehen und zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Parteien eine klare und gemeinsame Erwartung des Arbeitsprozesses und des Endergebnisses haben. Sie hilft, das Verständnis der Lösungen zu vereinheitlichen und ein tieferes Verständnis der vorgeschlagenen Lösung zu vermitteln, bevor man mit der Umsetzung beginnt. Kleine Änderungen der Anforderungen können sehr zeitaufwändige technische Korrekturen bedeuten. Eine qualitativ hochwertige Machbarkeitsstudie verringert die Wahrscheinlichkeit von Abweichungen vom ursprünglichen Plan und Budget erheblich.

So funktionieren Machbarkeitsstudien

Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie werden die im Alltag verwendeten Dokumente, Instrumente und Grundsätze der Arbeitsorganisation erfasst. Es werden Treffen mit Unternehmensvertretern und Mitarbeitern organisiert, um den Arbeitsprozess zu besprechen. Die erhaltenen Informationen werden verwendet, um ein Dokument zu erstellen, das Folgendes enthält:

• beschreibung des Geschäftsprozesses,
• betriebswirtschaftliche Informationen,
• und andere interne Betriebsgrundsätze.

Im Dokument der Machbarkeitsstudie wird die technologische Lösung dargestellt, die die funktionalen Anforderungen des Systems beschreibt – wie das zu implementierende System funktionieren wird.

Was ist das Ergebnis der Machbarkeitsstudie?

Das bestmögliche Ergebnis: die gesamte Arbeit wird genau bewertet und es ist für alle Parteien klar, wie das zu implementierende System funktionieren wird. Wenn das System implementiert und betriebsbereit ist, werden in Zusammenarbeit mit dem Kunden nur geringfügige Änderungen vorgenommen, deren Notwendigkeit bei der Inbetriebnahme des Systems verstanden werden, aber der größte Teil des Projekts wird wie ursprünglich geplant, pünktlich und innerhalb des Budgets umgesetzt.

In manchen Fällen ist es möglich, nach einer Machbarkeitsstudie das Projekt einzustellen. Ein Projekt kann zu viele Ressourcen erfordern oder diejenigen Ressourcen blockieren, die für andere Projekte zur Verfügung gestellt wurden. Das gilt auch, wenn die Kosten für das Projekt höher sind als das, was das Unternehmen durch die Implementierung der Lösung verdienen/einsparen würde.

Wie werden Informationen während einer Machbarkeitsstudie gesammelt?

Wir beginnen mit einem Treffen, um die benötigten IT-Lösungen zu besprechen. Wir besprechen die Prioritäten und die großen Kapitel, für die wir eine Lösung einführen wollen. Wir ermitteln Kontakte – Personen, die Fragen zu bestimmten Themen beantworten können.

Wir sammeln alle Arten von Dokumenten, die für die öffentliche Lösung relevant sind. Dabei kann es sich um Berichte, Zeitpläne, Produktionspläne, Beschreibungen der Geschäftslogik und alles andere handeln, was bei der Entwicklung einer Lösung berücksichtigt werden muss und für die Mitarbeiter bequem und für das Unternehmenswachstum geeignet ist. Wir senden interessierten Parteien eine Vorlage, in der wir angeben, welche Informationen wir benötigen und wie diese strukturiert sein sollten. Kontaktieren Sie uns!

Wir erstellen eine Struktur, die die großen Kapitel/Funktionalitäten aufschlüsselt, die in der Lösung enthalten sein müssen. Sobald wir den Umriss des Projekts haben, beginnen wir damit, die Geschäftslogik im Detail zu prüfen und zu beschreiben, und zwar auf der Grundlage der Gespräche und der uns zugesandten Dokumente. Wir kommunizieren regelmäßig mit dem Kunden über zusätzliche Fragen und um zu zeigen, was wir bereits geleistet haben.

Wir kommunizieren mit den Mitarbeitern, deren Arbeit am unmittelbarsten von der Lösung betroffen sein wird, und einigen uns darauf, welche Arbeiten optimiert oder eliminiert werden können und sollten und welche Arbeiten unverändert bleiben müssen. Die Mitarbeiter haben in der Regel Ideen der Optimierung, aber wir präsentieren immer unsere eigenen Ideen.

Was wird die Machbarkeitsstudie dem Unternehmen bringen?

• Eine Beschreibung der aktuellen Prozesse des Unternehmens (die digitalisiert werden sollen);
• Eine Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung, in der detailliert erklärt wird, wie das System funktionieren wird, mit Schlüsselansichten des Systems;
• Eine Kostenschätzung für das Projekt, falls Sie sich für dessen Durchführung entscheiden.